ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Ямпільського районного  суду № 1

24.03.2025 року

ЗАСАДИ

 ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ

ДОКУМЕНТООБІГУ ЯМПІЛЬСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ

 ВІННИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Ямпільського районного суду Вінницької області (далі – Засади) визначають повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи у Ямпільському районному суді Вінницької області.
2. Ці Засади розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 та інших нормативно-правових актів.
3. Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, наявної у суді кількості залів судових засідань, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов'язані з відправленням правосуддя (проведення узагальнень судової практики, надання методичної допомоги, здійснення адміністративних повноважень тощо).
4. Інші питання, що стосуються здійснення автоматичного розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду - далі Положення, наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов'язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.
5. Кримінальні провадження відносно обвинувачення неповнолітніх осіб розподіляються автоматизованою системою між суддями, котрі визначені зборами суддів Ямпільського районного суду Вінницької області для розгляду таких справ. Визначення присяжних відбувається відповідно до вимог п.п. 2.5 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Клопотання органу досудового розслідування до слідчого судді у кримінальному провадженні, які подаються на розгляд у вихідний день, розглядаються черговим слідчим суддею, який визначається Наказом голови суду (особою, яка виконує його обов’язки).                                      

6. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
7. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

У суді може застосовуватися:

автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу  суду з метою заміни судді (суддів);

повторний автоматизований розподіл судових справ.

Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять календарних днів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

 - за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- за один робочий день до, та у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

8. Відповідно до п.2.3.21 Положення якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя. Після визначення автоматизованою системою головуючого судді визначається склад колегії суддів згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення, а саме автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

- із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

- для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

- із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

9. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
10. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальним працівником за кадрову роботу до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.
11. Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

Не підлягають автоматизованому розподілу: зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду, а передаються раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду.

Не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються раніше визначеному судді (з урахуванням вимог п. 2.3.3. Положення) заяви про скасування заходів реагування, застосованих в межах відповідної судової справи.

12. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної чи касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. Цивільні справи, справи адміністративного судочинства та справи про адміністративні правопорушення підлягають повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо на момент повернення справи із суду апеляційної чи касаційної інстанції неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення.
13. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (з урахуванням вимог п. 2.3.3. Положення) передаються також:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, повернення судового збору; 

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання) з процесуальних питань, пов'язані із виконанням судових рішень в порядку ЦПК, КАС, КПК КУпАП, в тому числі: передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 КПК України;   

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

- позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

- справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

            13-1 Судові справи, що надійшли для вирішення питання про роз'яснення судового рішення,   передаються раніше визначеному в судовій справі головуючому судді з урахуванням вимог п. 2.3.3. Положення, окрім надання судді відпустки тривалістю не менше чотирнадцяти календарних днів  у такому разі вищезазначені судові справи не розприділяються щодо конкретного судді за 10 календарних днів). 

            13-2 Клопотання слідчого, дізнавача, прокурора чи адвоката, скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, дізнавача, прокурора по одному кримінальному провадженню (1-кс) передаються раніше визначеному слідчому судді, який розглядав клопотання (скаргу) вперше. У разі тимчасової відсутності раніше визначеного у  справі головуючого судді (відпустка, відрядження, хвороба, перебування у нарадчій кімнаті, тощо), який розглядав клопотання (скаргу) вперше, вони передаються раніше визначеному слідчому судді в порядку черговості їх розгляду.

(до п.13.2 внесено зміни на підставі протоколу зборів суддів № 4 від 21.10.2025)

14. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання:

 - з метою збільшення складу суду у разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на виконання службової записки головуючого судді;

- коли суддя у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд справи;

- помилково визначеної спеціалізації, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо)).

15. У разі задоволення відводу (самовідводу) судді (головуючого або всього складу суду), якому розподілено справу для розгляду, справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів) на підставі процесуального рішення судді без письмового розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки).
16. Невирішені судові справи за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу виключно у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках, не може продовжувати розгляд справи. Якщо суд розглядав справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді або суддів, що вибули.
17. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної  скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили.

           Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), а саме по кінцевих рішеннях вносяться до автоматизованої системи секретарями суду відповідно до їх функціональних обов’язків,  по судовим рішенням, які виносяться в процесі розгляду справи - головуючим суддею.

           Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.

18. У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

            - у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

            - у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

19. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п'ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов'язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

20. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у пункті 19 цих Засад обставин.
21. У разі знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється головою суду (особою, яка виконує його обов’язки) згідно черговості, за списком суддів, складеним в алфавітному порядку, з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та пункту 2.3.3 Положення.
22. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункті 19 цих Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
23. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів та вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів та вводяться в дію з 01 квітня 2025 року.
24. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.