ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом керівника апарату
Ямпільського районного
суду Вінницької області
від 1 листопада 2010 р. № 14
П О Л О Ж Е Н Н Я
ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ ЯМПІЛЬСЬКОГО
РАЙОННОГО СУДУ ВІННИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ
1. Загальні положення
1.1. Канцелярія Ямпільського районного суду Вінницької області (далі – канцелярія) є структурним підрозділом Ямпільського районного суду Вінницької області (далі — суд ) та підпорядковується йому.
1.2. У своїй діяльності канцелярія керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією" та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, Положенням про Державну судову адміністрацію України, Положенням про територіальні управління державної судової адміністрації, постановами колегії, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації у Вінницькій області, іншими нормативно-правовими актами, посадовими інструкціями та цим положенням.
1.3. Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені керівником апарату суду.
2. Основні завдання
2.1. Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду.
2.2. Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.
2.3. Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб.
2.4. Здійснення прийому громадян.
2.5. Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду.
2.6. Систематизація законодавства України та судової практики.
2.7. Забезпечення зберігання речових доказів.
2.8. Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.
3. Функції
3.1. Здійснення прийому, реєстрації та розподілу кореспонденції, що надійшла до суду: позовних заяв, скарг, заяв тощо.
3.2. Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.
3.3. Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.
3.4. Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.
3.5. Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання.
3.6. Ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень.
3.7. Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.
3.8. Своєчасне та якісне ведення документів первинного обліку, відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.
3.9. Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.
3.10. Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.
3.11. Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.
3.12. Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.
3.13. Належне здійснення прийому громадян працівниками канцелярії.
3.14. Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що
надійшли з інших судів України та іноземних держав.
3.15. Ведення обліково-статистичних карток та журналів обліку.
3.16. Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.
3.17. Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.
3.18. Забезпечення внесення до обліково-статистичних карток інформації та оформлення обкладинок судових справ.
3.19 За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.
3.20. Проведення узагальнення роботи суду.
3.21. За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.
3.22. Організація складання та обробки статистичних звітів про роботу суду.
3.23. Організація та здійснення підготовки статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств.
3.24. Проведення аналізу стану діловодства в суді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи.
3.25. Організація роботи архіву суду.
3.26. Забезпечення зберігання документів, які надійшли до архіву суду.
3.27. Приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду судових документів, що закінчені діловодством.
3.28. Здійснення контролю за систематизацією, розміщенням та обліком справ, які здані до архіву, виконання цієї роботи.
3.29. Підготовка зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.
3.30. Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.
3.31. Підготовка необхідних довідок на основі відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку.
3.32. Підготовка необхідних даних та складання відповідних звітів щодо роботи архіву.
3.33. Контроль за додержання правил протипожежної безпеки в приміщенні архіву.
3.34. Своєчасна та належна доставка за призначенням судових справ, іншої судової документації.
3.35. Забезпечення належного зберігання, обліку та передачі речових доказів.
3.36. Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.
4. Організація роботи
1. Канцелярію очолює старший секретар суду.
2. Старший секретар здійснює організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.
3. Старший секретар несе персональну відповідальність за виконання цих завдань.
4. Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.
5. Посадові обов’язки кожного співробітника канцелярії суду затверджуються керівником апарату суду та визначаються цим положенням.
6. Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.
7. У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень дані обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.
8. Старший секретар та інші працівники канцелярії свої функціональні обов'язки виконують під керівництвом керівника апарату суду.
5. Права
5.1. Одержувати від посадових осіб необхідну інформацію з питань, віднесених до компетенції канцелярії.
5.2. В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.
5.3. Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.
5.4. Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.
5.5. Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.
_03_03.png)
